曲阜市姚村镇：为新增农村计生奖扶档案上了“双保险”

近年来，曲阜市姚村镇一直十分重视农村计生奖扶纸质档案的管理工作。为提高档案管理效率、加强档案信息安全、节约存储空间和成本，便于档案共享和协作，姚村镇于近日启动了2025年新增农村部分计划生育家庭奖励扶助对象档案的电子化管理工作。相较于以前的纸质化档案管理，纸质档案与电子档案分开存放并相互对照，等于给这部分重要档案上了“双保险”。其具体做法是：

一、早发动，早部署。为做好此次电子化档案采集、整理、归档工作，姚村镇早部署、早发动，在2024年9月份开始2025年新增农村部分计划生育家庭奖励扶助对象摸底、申报、公示等阶段就为各村下达了对各类档案资料的原件进行同步拍照、存储，进行相关档案电子化信息的初步采集工作，待镇级、市级分别审核及进行国家计生家庭扶助保障系统录入后，姚村镇于近期启动了这项电子化档案整理、上报、审核、存档工作。

二、统一模版，规范整理。为便于档案能通过电子方式快速检索，镇卫健办提前设计、下发了统一模版及其填报说明，全程指导各村进行电子化信息的整理工作。

首先，要求各村对所有的证明材料进行再次核对，看一看有无遗漏，遗漏的立即充实；然后对各类资料的原件进行拍照、存储、命名。为便于查看、审核，对以家庭为单位的所有家庭成员的身份证、户口本等按要求进行拼图整理，不在同一户口本上的人员可以分开整理。

其次，按照统一模版建立电子版各文件夹。各村按照统一模版建立各村的统一命名规则的总文件夹，然后以申报人为单位每人建立一个子文件夹，并以“姓名+18位身份证号码”进行命名。

再次，对每人的子文件夹进行各类电子档案的归档、整理。正常情况下每人都会有5个相对应的文档，特殊情况家庭会增加某一项目的资料，如该序号下有多个资料则对该序号进行再次分类排序。基本的档案资料属于1--5序列，特殊的档案资料属于6--9序列。所有的某一人的资料共同组成该申报人的完整的子文件夹。各村整理完成后，将总文件夹压缩后交镇卫健办再次审核、确认。

最后，镇卫健办审核完毕按照时间、村居排序进行分类存储，并将最终确认的数据信息反馈到村并进行村级存储。

三、明确管理期限及注意事项。通知各村档案管理期限：一般来说，此类电子档案的保存期限不应短于其对应的纸质档案15年的保存期限。要求各村档案管理期间应注意其安全性、完整性、可读性、合规性。为了防止数据丢失，电子档案要定期进行备份，还要防止因自然灾害或其他突发事件导致的档案遗失。

姚村镇通过计算机对新增农村计生奖扶档案开展分类管理,方便了以后的查阅，节省了工作时间，同时也减少了对纸质档案纸张的磨损，改变了传统的档案管理手段，提高了档案的电子化管理水平。有了电子、纸质档案“双保险”，确保了档案资料的安全保管、合理保存和有效利用，更好地为部门工作提供了高质量服务。

（孔建）